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辦好大型會議會務要做好的幾大方面以及現場如何把控

來源: www.767259.live 時間:2020-05-21 10:18 點擊: 172

  想要辦好大型會議會務需要做的工作有很多,如我們需要提前謀劃,精心制定會議方案、把握細節,認真做好會前演練、熱情周到,搞好會議期間的組織服務、改進會風,厲行勤儉節約、善始善終,合理安排會后有關工作,同時還要具備好的現場把控能力,下面小編就帶著大家看一看這篇“辦好大型會議會務要做好的幾大方面以及現場如何把控”的文章。

辦好大型會議會務要做好的幾大方面

  1、提前謀劃,精心制定會議方案

  會議方案是會議組織安排的總綱,制定會議方案應當注意以下幾個方面。一是周密細致、程序規范。會議方案要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務,明確會議日程安排及各項議程之間內在的邏輯關系,合理安排會議議程,使各場次會議能順利銜接,避免出現死角和盲區。方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛工作等內容。二是加強溝通,統籌協調。

  一方面,要加強對上的溝通請示工作。大型會議規格高、影響大、議題重要,中央機關舉行的大型會議一般還邀請中央領導同志出席會議,具有重要的政治意義。為使會議效果達到有關要求,在組織籌備會議的過程中,必須加強與本單位領導和上級領導的溝通請示工作。

  另一方面,要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展,是會務組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務、安全保衛等部門密切配合、相互協作的結果,因此在會議籌備期間,必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作,合理調整工作進度,加強配合,共同推進籌備工作全面有序進行。

  三是細化分工、倒排工序。要逐項細化分解任務、確定職責分工,使各部門明確會議每個階段、每個環節的職責和分工,避免出現推諉扯皮的現象。要采取倒排工序方式對承擔的工作任務進行合理安排,進一步細化方案的工作分工、時間節點,夯實崗位職責,使各單位能依據倒排時間表,認真對照檢查,確保按時完成,實現無縫對接。

  2、把握細節,認真做好會前演練

  一是對會議細節進行逐項演練。會前要對每場大會的每項任務和分工進行逐項推演,對可能出現的情況和問題提早研究解決辦法,在此基礎上制定詳細的分工明細表,使每個人都清楚自己的任務,并了解其他人的任務,確保工作沒有漏洞、任務沒有漏項、人員沒有漏位。

  二是在會場住地進行實地演練。隨著會期臨近,會務組織者應深入會場、住地,根據大會日程一項項地對會務細節進行實地演練,按照“提前一天”“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好會議場地布置工作,即每一個會場提前一天布置完畢,每一項活動提前一天部署到位;會務工作者提前兩個小時到達會場,一切準備工作提前兩個小時就緒;全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。

  三是臨近會議前的重點環節演練。牽牛要牽牛鼻子,籌備大型會議也要善于抓住其中的重點關節,如果大會的重點環節出現瑕疵,整個大會的效果就會大打折扣,甚至出現無法挽回的不良影響。對待重點環節,要加強會前演練,做到思想上高度重視、精力上重點傾斜、細節上重點考慮,確保萬無一失。

  3、熱情周到,搞好會議期間的組織服務

  會議期間的服務可分為會場內服務和會場外服務,涉及會議報到、食宿安排、醫療服務、車輛安排、材料分發、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環節。只有熱情周到地做好服務工作,才能使場內外各個環節有機銜接。

  一是加強值班暢通運行機制。會議值班的作用是收集和發送有關會議的信息,協調處理會議期間各項工作和突發事件,落實領導交辦的事項等。在大型會議中,大會總值班室一般為各住地會務服務工作的總協調部,各住地會務值班室為本住地發文、生活、安全以及與會議代表聯絡的聯系機構,通過建立會議值班制度,暢通大會籌備機構、住地會務服務機構、會議代表之間的溝通聯系,便于上傳下達、溝通聯系和緊急事項的處理,使會議代表得到更加優質高效的服務。

  二是緊盯細節把握會場節奏。會議期間會務工作者要緊繃著一根弦,緊盯住各種細節。比如,要與音響師、播音員做好對接工作,準備一套會議主持詞交給音響師和播音員,以方便其把握議程安排;會議開始前要安排專人到會場清點人數,會前五分鐘及時提醒尚未到會場的參會人員;會中檢查會議室的音響、燈光、室溫、通風、通信屏蔽等情況,根據實際情況進行調整;維護會場秩序,防止無關人員進入會場,提醒與會人員關閉手機等。

  4、改進會風,厲行勤儉節約

  組織籌備大型會議,要嚴格貫徹落實中央八項規定精神,采取切實有效的措施改進會風。

  一是簡化會場布置、節約會議用品。大會會場的主席臺要簡化綠植花草布置,報告席、發言席不擺放鮮花,不掛歡迎標語、不設大型顯示屏;住地會場不擺放花草綠植、不鋪設地毯、不懸掛會標、不制作背景板。要加強會議用品的管理和循環利用,提高會議用品使用率,減少一次性用品,根據需要提供筆、本和紙張,切實降低會議成本。

  二是簡化迎送接待、嚴控會外活動。不在機場、火車站、住地舉行迎送會議代表儀式,不張貼懸掛標語橫幅,不鋪地毯、不獻花;會議代表入住的房間不擺放鮮花。不組織代表到景點參觀游玩,不舉辦聯歡晚會。

  三是加強乘車管理、嚴格用餐標準。會議代表分散在多個住地確需租用車輛的,嚴格控制會議租用車輛數量,需乘車出席全體會議的一般集體乘坐大巴。會議一律安排自助餐,本著保質保量、安全衛生、不浪費的原則,不安排高檔菜肴、不上酒水,不安排、不組織宴請活動。

  5、善始善終,合理安排會后有關工作

  一次成功的會議,不僅要有充分的會前準備,周到的會中服務,而且要做到善始善終,超前謀劃、合理安排會后有關工作。

  一是統籌做好會后服務。要注重統籌銜接,提前擬定大會閉幕后系列后續會議和活動的組織實施方案,做好組織協調工作。

  二是全面做好會后總結。及時總結會務工作中的經驗和教訓,對已有的會務工作流程、工作規則等進行修改和完善,使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收集會議代表對會務工作的意見和建議,認真采納其中的合理部分,促進辦會能力不斷提高。

  三是及時整理會議資料。要牢固樹立檔案意識,在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料,按類別整理成資料匯編,為今后辦會提供工作參考。

大型會議活動現場如何把控

  第一,人員總控系統

  會議活動中,涉及到的人員崗位比較復雜,體系比較多,整體分為:導視組(引導泊車)、迎賓組(禮儀小姐)、攝影攝像師、主持人、演藝人員等等。

  絕大多中小型會議活動公司,就會找長期配合的人員,會議活動前簡單彩排,甚至很多公司都只會對主持人進行彩排,其他人員系統均采用“按經驗”崗位就緒;這種容易造成現場的混亂,以及突發狀況不能第一時間及時解決。

  專業的人員系統,此時的功能就是確保每位人員熟悉自己的崗位職責與責權,如攝影師,什么時間該拍空景,空景拍攝幾張,分別對應燈光什么需求,活動期間近景、遠景、人物特寫、光線調整等等,都是需要一套系統去規范,而不是任由攝影師按照自己的思路習慣拍攝,有效防止后期照片不足、領導角度拍攝不好等。

  第二,物料搭建總控系統

  考慮到絕大部分會議活動在酒店舉行,酒店場地因為考慮到盈利和檔期問題,大部分活動進場時間,可能是晚上布場,甚至有時候酒店為了人員的調動,下午的會議活動,只允許上午開始布展,這就需要有足夠的物料現場搭建管理系統。小編之前有接觸過,沒系統的團隊,施工過程中,不同搭建商,各自為了盡早完工,與其他供應商發生沖突,最后不僅造成形象不好,而且拖延了活動的正常開始時間,這種會務公司的服務,價格也許可能很低,但性價比就很弱。

  第三,安全風險管控系統

  會議活動除了現場體驗感做好,最核心的還是要有規避風險的能力,以及遇到突發事件的處理能力;前期不能規避好,再好的應急解決能力也是無濟于事,良好的規避風險,靠的是一個會務公司的經驗、體系。

  以上就是對于“辦好大型會議會務要做好的幾大方面以及現場如何把控”的相關介紹,希望上面的內容可以幫助大家更好的了解“大型會議會務”。

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